À chaque commande ou achat d’une prestation, le freelance doit rédiger une facture. Ainsi, comment rédiger une facture lorsqu’on est freelance ?
Dans cet article, nous vous expliquons les techniques et les règles basiques pour rédiger une facture en accord avec la loi du pays dans lequel vous résidez.
Une facture de prestation, qu’est-ce que c’est ?
Une facture de prestation de services, c’est en fait un document qui rassemble toutes les informations contractuelles liées aux services effectués ou produits qui est vendu au client. Parmi les différents éléments inscrits sur ce document, on retrouve principalement : l’intitulé du service, la quantité et le tarif, mais aussi les tâches qui doivent être réalisées. La facture contient aussi et surtout toutes les informations liées au paiement de ladite prestation. Le freelance doit la créer et la transmettre juste après l’acceptation du devis et l’enregistrement de la commande. Ce document notifie le montant que le client payera pour bénéficier de vos services.
Les différents types de factures ?
Il existe plusieurs types de factures qui doivent s’adapter à chaque situation. Le freelance doit tenir compte de chaque contexte avant de penser à la rédaction de sa facture.
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La facture pro forma ou “devis”
La facture pro forma est une facture provisoire. Le freelance la livre au client à la demande pour qu’il ait une idée réelle sur le coût de son futur achat. Cette forme de facture n’a pas une valeur juridique et comptable. Elle se délivre au besoin au cas où le client souhaiterait un crédit pour son achat. Dans un autre domaine, lorsque vous souhaitez déclarer la valeur d’une marchandise à la douane dans le domaine d’import-export, elle est indispensable. Une fois le devis signé par le prospect, envoyez lui une facture, il devient alors votre client. Et la collaboration peut commencer.
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Facture de situation ou « acompte »
Encore appelée facture d’avancement, la facture de situation est une facture qui est faite au fur et à mesure que la prestation ou les travaux évoluent. La facture de situation se rédige en fonction du pourcentage de prestations réalisées. Elle tient compte du projet final. En effet, ce genre de facture s’utilise surtout dans le domaine des BTP afin d’orienter le commanditaire sur les paiements échelonnés.
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Facture de clôture ou “solde”
La fin de la réalisation des services ou d’une mission est marquée par la délivrance de la facture de clôture ou définitive. Ce document justificatif, commercial, fiscal et comptable sert de preuve lorsqu’il y a eu un achat ou une vente de service. Il est important de garder une copie de toutes ses factures pour tenir sa comptabilité à jour.
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Facture d’avoir
En cas d’erreur, la facture d’avoir entre en jeu pour permettre de rectifier ou d’annuler une facture suite à une erreur ou un remboursement. Elle intervient aussi si vous effectuez une offre spéciale à un client.
Rédiger une facture : obligation légale pour le freelance
À la fin de sa mission, le freelance à l’obligation de délivrer une facture pour toute prestation effectuée ou vente. Pour y arriver, certaines règles sont à respecter.
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Les Factures sont toujours éditées en deux exemplaires
Retenez qu’une facture se fait toujours en deux exemplaires. Le freelance conserve un exemplaire dans sa comptabilité et délivre le deuxième au client. Il peut l’envoyer sous la version électronique ou non selon le client. C’est une preuve juridique à conserver pendant 10 ans. Oui, la conservation de la facture est très délicate. Elle protège et sécurise le freelance en cas de conflits. Elle peut servir au client pour prouver la véracité de son paiement.
En cas de confusion de la part du freelance , le deuxième exemplaire aide à avoir une vision plus nette, afin de le comparer à ce qui a été livré. Voici les étapes de création d’une facture.
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Numéroter vos factures par ordre
Une facture comporte certains éléments qui sont obligatoires. Le freelance doit obligatoirement numéroter par ordre chronologique ses factures. Ceci dit, la facture doit porter comme mention un numéro unique qui se décline en deux types que voici :
1- Séquentielle simple : 1,2,3,4
2- Séquentielle préfixée : ce type comporte l’année et le mois. Vous pouvez le faire comme ça par exemple 2022-09-08.
Attention à ne pas omettre les mentions obligatoires !
Le freelance doit faire attention à ne omettre aucune mention. Toutes les mentions sont obligatoires sous peine d’amende.
Mentionnez toujours sur le document “facture”. Le mot facture doit figurer sur la facture pour prouver la nature du document au client ou à une tierce personne.
Inscrivez toujours le numéro de votre facture ainsi que la date de la prestation sur votre facture. Le jour où la mission démarre concrètement et la fin de la mission sont des dates que le freelance doit retenir.
Mettez toujours la date limite du paiement sans oublier les taux de pénalités de retard de paiement. Très important !
L’ensemble de ces informations doit figurer sur toutes les factures.
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Indiquer l’identité votre identité ainsi que vos coordonnées
Toute facture doit comporter le nom et la dénomination sociale de votre établissement. Prenez soin de mentionner votre numéro de téléphone, votre mail et le siège de votre entreprise. N’oubliez pas le numéro SIRET ou l’extrait KBis pour situer votre Registre de commerce et des sociétés (RCS). Insérez toujours son immatriculation au registre du Commerce et des sociétés.
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Indiquer l’identité du client
Vous devez indiquer sur votre facture la raison sociale et où l’identité du client suivi de son adresse complète et son numéro d’identification à la TVA. S’il y a une différence entre l’adresse de facturation et celle de livraison, n’hésitez pas à mentionner les deux adresses sur vos factures.
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Désignation et montant des services ou prestations
Toute facture doit comporter la partie désignation qui renseigne sur le nombre de prestations effectuées ou produites. Elle se présente par ligne. Produit, quantité, prix unitaire hors taxes, référence, intitulé et le montant hors taxe doit être inséré par ligne. L’auto-entrepreneur doit toujours mentionner le TVA (Taxe sur Valeur Ajoutée) non-applicable. En effet, l’auto-entrepreneuriat est un régime social et fiscal relevant de la micro-entreprise. Et là, on parle de la franchise en base de TVA qui signifie que le travailleur indépendant ne facture pas la TVA à ses clients.
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Bien établir sa facture
Une facture doit porter la description de la prestation ou service. En effet, le freelance doit détailler les prestations de services vendues. Chaque ligne de description doit être en accord avec la prestation de services qui comportera : le prix unitaire ; l’intitulé de la prestation de services et une brève description.
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Date de livraison des biens ou de la prestation de services
Parfois, il peut arriver que la date d’émission de la facture ne correspond pas toujours à la date d’exécution de la prestation de services. Au cours de l’émission, le freelance peut le mentionner dans sa facture.
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Le prix à payer
Le freelance doit mettre le prix total hors taxes de la facture, la somme de tous les points réunis sur le tableau ou document. Le montant global détermine en effet le total. Par exemple, si vous proposez de la rédaction d’article de blog à 10 Euros par article et que le client commande 4 articles de blog, le montant global sera 10 Euros x 4 soit 40 Euros.
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Les conditions d’acompte
Lorsque le client anticipe sur le paiement, on parle d’un acompte. Aussi, certaines freelances l’exigent également avant de démarrer toute mission. Cette méthode permet à l’entrepreneur de prévenir les factures impayées ou pour couvrir certaines charges dans le cadre de la mission. Dans ce cas, il doit le mentionner sur la facture. Par exemple, pour une commande de 300 Euros, le client fait une avance de 150 Euros sur le paiement avant le démarrage de la mission. Vous devez le mentionner sur votre facture acompte pour règlement anticipé de 150 Euros.
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Les réductions
Au cours des négociations, il arrive que le client demande des réductions sur tel service ou prestation. Le freelance est libre de l’accepter ou pas. Cependant, s’il y a une réduction, alors il doit le signaler sur la facture. Il ne doit négliger aucun détail. Aussi, un freelance doit pouvoir négocier ses tarifs.
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Prévoir des frais de recouvrement en cas d’impayé
Le freelance doit mentionner les frais de recouvrement sur sa facture et doit également mentionner le délai de règlement de la facture. Souvent, elle est fixée au 30ème jour suivant la date d’exécution de la prestation. Le freelance ne doit pas oublier le délai de paiement et les pénalités de retard. Ainsi, le client sait déjà qu’il doit vous payer dans moins de 30 jours suivant la réception de votre facture.
Quel support pour une facture ?
Format papier ou électronique peut être utilisé pour réaliser une facture. Le freelance doit toujours la délivrer même si le client ne la demande pas. Dans cet article, retrouvez des supports électronique pour créer vos factures.
Avant tout, la facture se présente comme suit : claire, concise, lisible et bien détaillée. Lorsqu’elle est transmise par voie électronique, vous devez faire recours à la signature électronique. Il faut savoir qu’une facture réalisée initialement sur support papier et envoyée en courrier est toujours considérée comme une facture papier. Il faut la sécuriser avec une signature électronique avant qu’elle ne devienne une facture électronique.
Comment transmettre une facture en toute sécurité ?
Transmettre une facture selon la norme, c’est envoyer la version numérique au client par message électronique. Mais avant, la structure de la facture doit être convenue entre les deux parties. De même, toutes les formes de transmission électronique après les contrôles documentés sont gardés pour les audits.
Pour plus de fiabilité entre la facture émise ou reçue, la conservation est donc importante.
Logiciels de facturation gratuits pour la gestion optimale de vos factures
Chers freelances, pour vous faciliter la tâche au quotidien, voici une sélection des meilleurs logiciels de facturation.
Très en vogue chez les freelances, il est le meilleur allié pour une bonne gestion. Grâce à cette solution, vous pourrez créer rapidement des devis et factures. Elle vous permet donc une bonne gestion des factures impayées et récurrentes. De plus, elle vous offre la possibilité de signer en ligne et de faire aussi des paiements en ligne.
Ce logiciel de facturation vous permet de créer et de gérer vos factures ou devis en ligne. Bon nombre de freelances utilisent ce logiciel, car il est 100 % gratuit. De plus, il tient compte des critères obligatoires de la loi anti-fraude TVA.
En somme, la rédaction d’une facture implique le respect de certaines informations. Le freelance doit respecter les différents composants d’une facture, chaque détail et obligations. Une facture doit toujours comporter le numéro de facture, l’identité du freelance et son adresse, l’identité du client et son adresse, la désignation et les montants des services ou prestations. Par ailleurs, le numéro du Registre de Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) ainsi que le numéro IFU peuvent y figurer.
N’hésitez pas à participer à des sessions de formations comme la formation « Devenir freelance », afin d’avoir des tips pour rédiger plus aisément vos factures.
Article rédigé par @Meryem, rédactrice freelance.
